Cómo descargar un correo de Outlook en el ordenador

De entre los múltiples clientes de correo electrónico que podemos encontrar actualmente en el mercado, Outlook es uno de los principales. Durante los últimos años, además, al sacar aplicaciones oficiales para las principales plataformas, su uso se ha extendido de manera considerable. Siendo una de las mejores opciones que nos podemos encontrar actualmente para consultar y gestionar nuestras bandejas de entrada.

Si necesitas tener tus correos en tu ordenador para consultarlos cuando sea necesario, tener una copia que no se encuentre solo en la nube o quieres mandarlos a otro servicio de alguna manera, esto es mucho más accesible de lo que imaginas. En este artículo te vamos a contar todo lo que tienes que saber acerca de las múltiples formas que existen para que puedas descargar los correos que quieras de cuenta de mail de Outlook o hotmail. Y, además, también te contamos cuáles son los motivos por los que llevar a cabo este tipo de descargas puede ser una buena idea.

Cómo descargar correos en Outlook

Existen numerosas razones por las que cualquier puede tener la necesidad de guardar o descargar los correos de Outlook al ordenador, por eso, vamos a mostrar cómo podemos guardar un mensaje como archivo en el propio equipo y cómo podemos exportar o hacer una copia de seguridad de nuestros mensajes de correo en Outlook. Empezamos comentando las diferentes formas que tenemos de descargarlos en nuestro ordenador como archivo local, PDF y archivo Word, aunque esto solo es válido para correos individuales y tendremos que hacerlo correo por correo con todos los que nos interese tenerlo.

Como archivo en local

Para poder guardar o descargar los correos de Outlook al ordenador, lo primero que tenemos que hacer es abrir el cliente de correo en nuestro equipo. Una vez hecho esto, abrimos el mensaje de correo que queremos guardar y a continuación, en el menú Archivo seleccionamos la opción Guardar como.

Nada más pulsar sobre el botón Exportar, se nos abrirá el asistente para importar y exportar los datos de Outlook. Seleccionamos la opción Exportar a un archivo y pulsamos en Siguiente. A continuación, elegimos Archivo de datos de Outlook (.pst). Pulsamos en Siguiente y entonces tendremos que indicar el nombre de la cuenta de correo electrónico de la que queremos exportar los datos y asegurarnos de marcar la casilla Incluir subcarpetas.

De esta manera, exportaremos los mensajes de correo de Outlook, el calendario y los os. En el último paso, pulsamos sobre Examinar y elegimos la ruta donde queremos que se el archivo pst que contiene toda esta información, le damos un nombre, pulsamos en Aceptar y por último en Finalizar. El proceso de exportación comenzará de forma automática y una vez que finalice, tendremos el archivo pst con todos los correos de Outlook, así como los os y el calendario para que podamos recuperarlo o abrirlos en nuestro propio PC o en otro ordenador si lo necesitamos.

El archivo resultante, un .pst, puedes abrirse con la propia aplicación de Outlook. No obstante, existen herramientas gratuitas a nuestro alcance que nos facilitan esta labor, como FreeViewer PST Viewer o SysTools Outlook PST Viewer.

Exportar manualmente

Una manera un poco más rudimentaria (y lenta) de exportar los emails es hacerlo manualmente, aunque es igual de útil para todos los s. Es decir, seleccionando cada uno de los mensajes de Outlook que deseas guardar o descargarte. Puedes hacerlo de varias formas diferentes: una de ellas es guardando los emails como archivos de texto TXT. Otra opción sería guardar los mensajes como texto enriquecido RTF o incluso en formato MSG y EML.

Aunque algo que debemos tener en cuenta a la hora de consultar información sobre cómo descargar correos electrónicos de Outlook, es que existen diferencias sustanciales según el método que elijamos para llevar a cabo las labores de guardado, o más bien, diferencias desde dónde lo hagamos. Por un lado, se puede hacer a través del navegador cuando accedemos a la página web de Outlook, y por el otro tenemos la aplicación de escritorio de Windows, más habitual en ambientes de trabajo.

• Desde la aplicación web

En el caso de hacerlo desde la aplicación web, lo que tenemos que hacer es adjuntar el mensaje tendremos que enviarnos un mensaje con este correo adjunto a nosotros mismos, como si fuera un documento. Simplemente hay que empezar a escribir un correo, buscar el mensaje que queremos reenviar en la bandeja de entrada, y arrastrarlo hasta nuestro borrador. Una vez lo recibamos, podemos descargarlo como un EML, formato que vamos a ver más adelante también con Thunderbird.

• Desde la aplicación de escritorio

Por otro lado, si procedeos desde la aplicación de escritorio de Windows, para descargar un correo lo tenemos más fácil aún: Abrimos Outlook, hacemos doble «click» sobre el mensaje que queremos descargar, Archivo > Guardar Como, y lo guardamos en formato MSG, a diferencia del anterior método que era EML. Si lo queremos en EML, que a fin de cuentas es el formato universal de los correos electrónicos, hay diversas plataformas para convertir de MSG a EML y viceversa.

De esta forma, tendrás siempre todos tus emails por separado y podrás categorizarlos, por ejemplo. Además, te resultará mucho más sencillo consultarlos individualmente, pues no tendrás que abrir todos los mensajes de Outlook dentro de un archivo PST. Como ves, las soluciones son muy variadas y hay muchas formas de hacerlo.

Qué datos se exportan

Cuando exportamos el correo, los os y la información de nuestro calendario a un archivo .pst, Outlook crear una copia de la información, por lo tanto, seguiremos teniendo todos los mensajes, os e información a la vista en el cliente de correo. Además, se incluirá cualquier dato adjunto en los correos electrónicos. Eso sí, no se exportarán metadatos como propiedades de carpeta (vistas, permisos y configuración de Autoarchivar) ni reglas de mensajes o remitentes bloqueados.

El hecho de poder exportar, hacer una copia de seguridad o importar un archivo .pst con toda esta información es muy útil cuando lo que queremos es mover el correo electrónico desde una cuenta a otra, de un ordenador a otro (incluso cuando cambiamos de PC a Mac) o simplemente para tener una copia de seguridad de todos nuestros mensajes, os e información a salvo por si algo va mal en algún momento.

Cuándo exportar o importar un archivo .pst

A continuación, vamos a esgrimir algunos consejos a tener en cuenta que nos ayudarán a determinar cuándo debemos exportar o importar nuestros correos en archivos .pst, así como algunos aspectos a tener en cuenta para realizar copias de seguridad.

• Mover el correo de una cuenta a otra: si tenemos una cuenta antigua con otro servidor de correo en desuso, como puede ser Yahoo!, podemos mover el correo a una nueva cuenta de Outlook. Con el icono de este corre en nuestro escritorio, ambas cuentas pueden fusionarse. Si los archivos son numerosos, tardará bastante. Después, solo tenemos que usar los procesos descritos para exportar los correos antiguos. Seguidamente importaremos el archivo .pst a nuestra cuenta actual.
• Trasladar elementos de un ordenador a otro: aquí nos referimos al hecho de mover el contenido del correo entre un equipo con Outlook y otro con la aplicación también instalada. Por ejemplo, si en el primer pc estamos haciendo de la versión de 2007 y en el nuevo contamos con la de 2016, podemos exportar los correos. El proceso es similar al que hemos explicado anteriormente. Después de esperar un tiempo prudencial, solo deberemos importar los archivos .pst. También es conveniente si es proceso es entre un pc de Microsoft y un MAC.

Hacer copia de seguridad

Las copias de seguridad son una buena forma de tener a buen recaudo nuestros correos en caso de algún problema inesperado. Así, podremos acceder a nuestros datos en cualquier momento incluso si perdemos nuestra cuenta de correo. Con Outlook, es posible hacer copias de seguridad no solo de los correos, sino también de los os y el calendario.

Una vez que hayamos creado el archivo .pst, debemos copiarlo en una ubicación segura. Entre las opciones que existen y pueden servirnos está una unidad portable de USB, otro disco duro o el almacenamiento en la nube a través de OneDrive o Dropbox. Pero no existe una forma de realizar las copias de seguridad periódicamente de todos y cada uno de nuestros correos y archivos. Así, a modo de consejo, debemos tomar esta opción nosotros mismos. Existe la opción de Autoarchivar, que solo realiza copias de los elementos antiguos, y más bien se encarga de moverlos a otra ubicación.

Otra opción es realizar una copia de seguridad exclusivamente de nuestros os, para no perderlos en ningún caso. Si se extravían los archivos, mantener a los os asegura la comunicación continua. Con este método, podremos después exportarlos a cualquier dispositivo a través de un archivo .csv.

Guardar un correo en borradores

Si lo que necesitas es mantener a salvo el contenido que has escrito o has dejado a medio hacer, Outlook también ofrece la alternativa a sus s de guardar el correo electrónico en un borrador. Con esto, se podrá finalizar o enviar más adelante cuando quieras. La clave está en usar esta función de manera correcta para que no se pierda el contenido y, por otra parte, si no quieres descargar el correo de Outlook en tu ordenador.

¿Cómo se hace? Se hace automáticamente. Lo mejor de este servicio de correo es que se encarga de guardar en borradores el mensaje que no has enviado a un o o aquel correo que has dejado a medias. Todos y cada uno de esos mensajes que no envías se guardan en la carpeta ‘Borrador‘.

Ten en cuenta que se almacenan cada 30 segundos. Además, este periodo de tiempo siempre es el mismo y es algo que los s no pueden modificar de ninguna manera. Y lo mismo sucede con la ubicación, siempre van a parar la carpeta Borrador. Ahora bien, lo que sí puedes hacer es guardarlo de forma manual si pulsas en Opciones > Guardar borrador, así como volver a un borrador guardado si entras en la carpeta y seleccionas el mensaje o haces doble clic sobre él. Además de esto, puedes eliminarlo en cualquier momento si lo seleccionas y pulsar en el botón de Eliminar o haces clic derecho sobre este y tocas la pestaña de Eliminar del menú desplegable que se muestra al .

Cómo descargar los correos de Thunderbird al ordenador

Si te sientes más cómodo trabajando con el cliente de correo Thunderbird. A continuación, te explicamos cómo descargar los correos en tu ordenador.

La forma más sencilla de guardar los correos directamente en nuestro equipo es realizar una copia de seguridad. Para realizar el backup debes seguir los siguientes pasos:

• Inicia la aplicación Thunderbird.
• Selecciona la carpeta de correo que quieres guardar, por ejemplo, la bandeja de entrada.
• Selecciona los correos que quieres exportar, si quieres realizar una copia de toda la carpeta pulsa CTRL + A.
• Clica sobre el botón de las tres rayas horizontales que se encuentra en la esquina superior derecha para entrar en el menú.
• Selecciona Guardar como > Archivo.
• Selecciona la carpeta de destino y clica en Aceptar. Los correos seleccionados se guardarán en la ruta seleccionada con la extensión EML.

Thuberbird cuenta con el plug-in ImportExportTools NG que permite realizar una exportación masiva de los correos de una forma rápida y sencilla.

La famosa compañía de desarrollo de software Nirsoft también dispone de una herramienta gratuita que nos permite recuperar la contraseña de archivos PST. La herramienta en cuestión se llama Pst y es compatible con las versiones más antiguas de Microsoft Outlook, concretamente desde Outlook 1997 hasta Outlook 2007. Por lo tanto, vamos a poder recuperar información guardada desde hace tiempo en un PST con esta herramienta, aunque es probable que también tengamos suerte con versiones posteriores de Outlook.

Su funcionamiento es muy sencillo y sin siquiera necesita instalación. Solamente tenemos que descargar y ejecutar Pst y el propio programa se encargará de rastrear automáticamente los archivos PST para sugerirnos varias contraseñas. También permite cargar de forma manual un PST concreto.

Consejos para evitar errores

La descarga de correos electrónicos de Outlook puede ser un proceso importante para quienes desean tener una copia de seguridad de sus mensajes y/o cambiar de cliente de correo. Para asegurar una descarga sin problemas, es importante tener en cuenta algunos de estos consejos:

• Verifica tu conexión a Internet: Asegúrate de tener una conexión a Internet estable antes de comenzar a descargar correos electrónicos. Si tu conexión es lenta o intermitente, puede afectar la velocidad y la eficiencia de la descarga. Es recomendable conectarse a una red Wi-Fi estable para evitar interrupciones durante la descarga.
• Revisa la capacidad de almacenamiento de tu disco duro: Antes de comenzar la descarga, asegúrate de tener suficiente espacio de almacenamiento en tu disco duro. Si no tienes suficiente espacio, es posible que no puedas descargar todos tus correos electrónicos. Es importante también tener en cuenta que algunos métodos de descarga pueden crear archivos de gran tamaño, como es el caso de la exportación a un archivo PST.
• Usa un software antivirus: Antes de descargar los correos electrónicos, es recomendable utilizar un software antivirus para asegurarse de que el equipo esté libre de virus y malware. Esto garantizará que tus correos electrónicos descargados sean seguros y libres de virus.
• Descarga correos electrónicos por partes: Si tienes muchos correos electrónicos en tu cuenta de Outlook, es recomendable descargarlos por partes. Descargar todos los correos electrónicos de una sola vez puede ralentizar la descarga y causar problemas en la aplicación. Descargar por partes también te permite revisar y organizar los correos electrónicos descargados en grupos más pequeños.
• Realiza una copia de seguridad: Una vez que hayas descargado tus correos electrónicos en tu ordenador, es recomendable hacer una copia de seguridad en un medio externo, como un disco duro externo o una nube. Esto garantizará que tus correos electrónicos estén seguros y disponibles en caso de una falla del equipo o pérdida de datos.

¿Es seguro descargar el correo?

Una de las preguntas más habituales cuando nos referimos a las gestiones con nuestro correo tienen que ver con la seguridad. ¿Es más seguro descargar el correo el local o mantenerlo en la nube? En este caso, conviene saber que cualquier documento o archivo que se encuentre en local siempre va a ser más seguro. No obstante, en esta situación es importante tener en cuenta que los correos, al descargarlos, también permanecen en la nube. Por lo que no vamos a notar ningún cambio en materia de seguridad. La nube, gestionada por proveedores como Microsoft, ofrece altos niveles de seguridad, por lo que no vamos a estar expuestos a ningún tipo de ataque que pueda comprometer nuestros datos.

Los servidores de Microsoft cuentan con la última tecnología disponible para poder mitigar riesgos de ciberataques y pérdida de datos. Además, la flexibilidad que nos proporciona el hecho de poder acceder a nuestros correos electrónicos desde cualquier lugar y dispositivo es un beneficio a tener en cuenta, aunque esto también implica una dependencia de una conexión a internet y la confianza en las prácticas de seguridad del proveedor. En este caso, Microsoft.

Como hemos podido comprobar, tanto el almacenamiento local como en la nube tienen sus ventajas y desafíos de seguridad. La elección entre uno y otro dependerá de tus necesidades específicas y de la sensibilidad de los datos que tengamos en nuestra bandeja. Además de, por supuesto, nuestra propia capacidad para implementar medidas de seguridad efectivas en el entorno local.